みゅう厨武 ~ミューチューブ~

昭和生まれの私が平成生まれの若者へ捧ぐ

録音NGは古い認識 ICレコーダーによる全録音のすすめ

 私がビジネスをする上で手放せなくなった必須アイテムがある。ICレコーダーだ。私は業務の全てをICレコーダーで録音している。ここ10年欠かさず全営業日でだ。この「ICレコーダーによる全録音」を私はおすすめしたい。特にこれから社会人になる、もしくはなったばかりの若い方々へ。
 録音することが非常に有用であること。また録音を躊躇しがちな環境下と感じても、それは誤解であり、積極的に使用して問題ないこと。以上2点をお伝えできれば幸いである。

 

1.録音は手書きメモを凌駕する

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 ビジネスにおいて、聞き逃したら、もしくは理解できなかったら大問題という重要なやりとりは、予告なく突然やってくる。顧客からであったり上司からであったり。このような突然の機会に、メモに重要事項を的確に残すような対応は、時間的にも難しいことがほとんどだ。不明点を再確認するために聞き直すことができるとも限らない。この補完にICレコーダーを使う。後から一言一句確実に再確認できるという安心感は絶大だ。手書きメモを凌駕する記憶の補完方法が録音なのである。

 

2.録音は一部ではなく全部行う

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 会議だけとか、録音する時間を限定してはいけない。始業に録音を開始させたら、終業まで録音を終了させない。なぜなら、突発的な事態に対応するのが最大の目的だからだ。起こってから録音スイッチを入れているようでは遅い。最近はどの製品も、1日程度録音して保存容量が足りなくなるといった不安要素はないといっていい。心配せず、録音し続けて欲しい。

 

3.左胸ポケットに入れる

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 絶対に体から手放す可能性のない位置にICレコーダーを入れることを徹底する。鞄の中とか、背広の内ポケットなど、身から離れてしまう可能性のある場所は絶対に避ける。スーツにネクタイのビジネスマンならば、Yシャツの左胸ポケットの中がよいだろう。上着を着ても集音に支障はない。自分の口元にも近く、ポケットにも十分入り込み、外部から気づかれることがないのが最大の理由だ。

 

4.録音を断る必要はない

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 録音行為が盗聴と誤解されてしまうことがある。確かに業務によっては、重要な個人情報や企業情報を含むやりとりが生じ、録音が好ましくないケースもあるだろう。企業損失をもたらす可能性があるなら、無理に録音を続ける必要はない。しかしそのようなケースは、私の経験上、稀だ。私に言わせれば「録音」は「メモ」と目的も使い方も同じである。「音で記録するか」「文字で記録するか」の違いでしかない。メモをとるのに断る必要がないのと同様に、録音するのに断る必要はない。気にするべきは、録音したもの、メモしたものをその後どう扱うかだけだろう。これについては後述する。

 

5.人目につく場所に出さない

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 録音行為をよく思わない人は実際にはいる。しかし、目的はこのよく思わない人の話を確実に把握するためであることを忘れてはならない。相手に迷惑がかかるような行為では全くなく、お互いのメリットのためなのだから、後ろめたく思う必要はない。録音していることをわかるように振る舞い、録音しにくい環境を自ら作ることはお互いのデメリットでしかない。
 最近のICレコーダーは驚くほど集音性能に優れている。わざわざ机の上に置くといった必要もない。ポケットの中で十分であり、録音品質にも全く問題は生じない。

 

6.録音停止をうまく活用する

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 まさに聞き直したい突発的な事態が起きたとき、やっておくと便利なことがある。1回録音を停止するのだ。一時停止ではなく停止。停止すると一旦音声ファイル(MP3等)が生成され、再生時の最後辺りが聞き直したい部分となり探しやすい。1日中録音していると再生時間の長いファイルとなり、目的の場所を探すのに労力がいる。実はこれを避けるために、節目で停止を入れておくことはちょっとしたコツなのだ。
 なお、停止ボタンを押したら、すぐに録音ボタンを押して、録音を再開させておくことを忘れてはならない。全て録音が原則だ。

 

7.操作音は消しておく

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 機種によっては操作音が出るものがある。操作に音が必要なケースはないし、ICレコーダーを使うことをわざわざ周りにアピールするような行為も不要だ。事前に消音設定に変更しておこう。

 

8.ホールド機能を使う

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 ICレコーダーをポケットに入れっぱなしにするため、ボタンの誤動作を防ぐために、録音中は必ずホールド機能を入れておくこと。そうすれば、誤ってボタンを押してしまっても録音が停止することもなく安心だ。

 

9.イヤホンをしてトイレ(大)で聞く

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 録音した内容をすぐに聞きたいという場合もある。オフィス内で音を流すわけにはいかないので、トイレ(大)に入りイヤホンで聞くのがよい。人目も気にならず集中して聞けるだろう。イヤホンの性能はピンキリであるが、音質にこだわる理由はないため、付属イヤホンでも持ち合わせのものでも十分だ。無ければ最低ランクの最も安いものでよい。重要なのは、鞄の中でいいのでイヤホンを必ず携帯しておくこと。

 

10.録音品質は低めにする

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 ICレコーダーは録音品質を設定できるものがほとんどだ。設定を上げるほど美しくなるが、同時に単位時間辺りのファイル容量も大きくなってしまう。よって、録音品質は低めに設定して欲しい。なぜなら、低めであっても聞き直すのに支障がないこと。そして、容量オーバーになってしまうのを避けるためだ。私の環境下では、最低品質設定で8時間程度録音しても500MB程度にしかならない。通常1GB以上のICレコーダーがほとんどのため、1日程度ではなんら問題ないが、高品質設定だとそうともいえない。私の経験上、低品質だから聞きにくいと感じたことはただの1度もなく、容量オーバーで録音が止まるリスクを避けることを優先して欲しい。

 

11.朝までにフル充電しておく

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 保存容量を気にする必要はないが、充電容量は気にして欲しい。前日の充電は重要だ。フル充電状態になっていないと10時間以上の録音はやや不安が残るだろう。ガラケー、スマホの充電と同様に忘れないように実施したい。

 

12.録音ファイルは長期保管する

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 録音内容によっては目的を達したら速やかに音声ファイルを削除すべきと思う。しかし、あえて私は削除せず長期保管を行っている。なぜなら、数日前、数週間前、1年前といった古い音声ファイルを聞き直すケースが実際あるからだ。私は定例で会社幹部に説明に入ることがあるが、前回に幹部が何を言っていたか、その答えを今持っているかの確認が必要になることがある。「前回」が「数日前」「数週間前」ということもあれば、「1年前」の場合もある。1年前の指摘事項は、忘れていたり、メモがあっても誤解釈してしまったりといったことはよく起こりえるもの。保管しておいた録音ファイルが最大の威力を発揮する。
 長期保管はまずいことではない。外部に流出することのないよう、また流出しても被害を最小限にするよう、格納場所であったりパスワード、暗号化等セキュリティ対策をしっかりしておくことを徹底していれば問題ない。あくまでもメモと同じなのだから、永久に保管する理由も実はない。私はファイル削除を数年に1回ある、人事異動のタイミングで行っている。所属部署をまたぐ形で聞き直しが必要になったことは、過去の経験上ほとんどないからだ。

 

13.スマホの録音アプリは保険にする

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 便利ではあるが、スマホアプリはまだデメリットの方が大きい。集音性能はICレコーダーには敵わないし、充電の持続時間も劣る。録音以外に、電話やネットなどを兼用するのも好ましくないし、誤動作も起こしやすい。アプリは万が一の保険とし、録音はICレコーダーを主にすべきだろう。

 

14.電話の音声録音は録音用アダプタを使う

 ICレコーダーで唯一補完できない弱点が、電話のやりとりの録音だ。自分の声は可能でも、受話器の向こうの相手の声を録音することは難しい。電話は相手の顔やジェスチャーが伝わらない声勝負である。通常時以上に再確認したいケースに遭遇するものだ。携帯電話や録音機能付きビジネスホンの場合はこの問題の回避が容易である。録音機能のないビジネスホンの職場だったときは、録音用アダプタを利用した。

 

 

最後に

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  録音は、ビジネスにおける不測の事態に備えるための自衛策と考えている。現在はメインのICD-TX650(SONY)(写真右)と、予備のICD-UX512(SONY)(写真左)、iPhone用スマホアプリ「キーワード頭出しボイスレコーダー」と、故障や紛失など、万が一のときの備えも万全にしてある。ICレコーダーによる録音から受けた恩恵が計り知れないほど大きいことを実感しているからこそ、いざというときに失敗してはならないという思いが強くなるのだ。

 いざというときは、今の私には頻繁に起こるものではない。1週間に1回も無ければ、1ヶ月に1回すら無いこともある。しかし、めったに起こらないある瞬間を逃さないために、常時録音が大切になる。また、入社して間もなかったり異動直後の場合、慣れない専門用語が飛び交い、理解に苦しむようなシチュエーションは意外と多いものだ。いざ起こったときにこそ、再確認できたありがみが必ず実感できる。それがICレコーダーによる全録音だ。監視カメラやドライブレコーダーと目的は似たようなものである。

 周りの雰囲気や暗黙のルールが頭をよぎり、録音を躊躇してしまう人もいるだろう。しかし、そこで立ち止まってしまうのは無意味だ。目的と扱い方さえ誤らなければ何も問題はない。他者にも会社にも迷惑をかけることなど何もない。ルールの範囲内だ。私自身10年以上何も問題は起きていないし、今後も起こる理由はない。録音がいけないというのは、古い誤った認識だと考えて欲しい。ICレコーダーによる全録音を、私は自信を持っておすすめしたいと思う。仕事だけでなく、学業や就活での利用も同様に可能だ。いざというときに、あなたをきっと救ってくれるものになるだろう。