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みゅう厨武 ~ミューチューブ~

昭和生まれの私が平成生まれの若者へ捧ぐ

Excelの最強関数はVLOOKUP まずこれだけ覚えて社会に出よう! 

 私が社会に出たのは平成9年。まだWindows95の時代だが、当時既にExcelは登場済みであり、以後約20年もの間、業務における計算や集計など数値に関わることは完全にExcelに依存している。仕事でExcelを使用しない日など1日足りともない。MicrosoftがExcelの提供を中止したら業務への影響は甚大だ。そのくらい著しく浸蝕度の大きいソフトウェアであることは間違いないが、このような企業は何も私のところだけではない。多くの企業がExcelに大きく依存しているのだ。

 スマホ世代の若者にとって、Excelには馴染みがない人もいると思う。しかし社会に出ればまだまだパソコンが主力であり、中でもExcelは横綱だ。WordよりもPowerPointよりもExcelが使いこなせるか。これが非常に重要である。私が約20年Excelを使ってきた中で、様々な業務を通じて最も重要だと感じていること。それは足し算ができることでも、グラフが作れることでも、ピボットテーブルが使いこなせることでもない。VLOOKUP関数が使いこなせることなのである。

 異論はあると思う。Excelの魅力は無限大であり、知っていれば便利であることは他にいくらでもある。きりがない。長い使用経験を通じ、使用頻度、利便性等を総合的に判断してみた。VLOOKUP関数を超えるものはない。私はそう結論付けた。Excelの関数で打線を組んだら4番でサード。Excelをこれから使っていく若者は、まず第一にVLOOKUP関数を使いこなせるようになることから始めてはどうだろうか。

 

1.実用例

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  人であれば年齢、住所、電話番号、物であれば値段、サイズ、重さなど、紐付いている情報というのは非常に多い。それら欲しい情報を一発で出してしまうのがVLOOKUP関数だと考えて欲しい。上の画像では、氏名をキーにして年齢、出身地、電話番号を表示させた。代表的な使い方の1つである。氏名から該当を探してコピペをしているようでは恥をかく。

 

2.検索値の設定で「F4」を3回連続で押せ

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 VLOOKUP関数では4つの項目に関して設定が必要だ。1つめは「検索値」。これはキーとなる文字・値のことであり、ここでは氏名の「山田太郎」のことだ。関数の設定において、「山田太郎」のセルをクリックするとセル番号(ここではB3)が投入されるが、すかさずキーボードの「F4」を3回連続で押そう。必ずやって欲しい。すると「$B3」になる。先頭に「$」をつけ、列(ここではB列)を絶対参照にするのがポイントであり、後のフィルハンドルによるドラッグをするときにこの設定が活きてくる。

3.範囲の設定で「F4」を1回押せ

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 2つめが「範囲」。データを一発表示できるということは、大もととなるデータが一覧表としてどこかに必ずあることになる。別シートにだったり、同一シートの別の場所にだったり。その一覧表全体を範囲指定するのだ。範囲指定の仕方として「該当範囲をマウスでドラッグ」「ctrlキーを押しながらAキーを押す」「ctrlキーを押しながら*キーを押す」などいろいろあるが、おすすめは「ShiftキーとCtrlキーを押しながらEndキーを押す」である。一覧表の最も左上のセルを選択した後、やってみてほしい。そして最も重要なのが、範囲を指定後に「F4」を1回押すこと。絶対参照化する。後のフィルハンドルによるドラッグを意識してのことだ。

 

4.列番号の設定で「F4」を2回押せ

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 3つめが「列番号」。ここに「2」と入れれば年齢が、「3」と入れれば出身地が、「5」と入れれば性別が表示されるということだ。数字を直打ちしてもよいのだが、表示させたい種類が多いとその都度数字を設定することになり手間がかかる。そのため、画像のように表の上に予め列番号を投入しておき、参照させる方法をおすすめしたい。列番号を参照したら必ず「F4」を2回押しておくこと。ここでは「C1」が「C$1」となっているが、行(ここでは1行め)を絶対参照化しておくのである。同様に、後のフィルハンドルによるドラッグを意識している。

 

5.検索方法は「false」一択

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 4つめが「検索方法」。「false」「true」「空欄」の3種類しかない。しかし「true」や「空欄(何も投入しない)」を使うケースなど、20年のExcel歴の中でただの一度もない。近いデータを表示するという「あいまい検索」と言われる方法であるが、業務で求められる抽出作業は完全一致のデータに決まっている。迷わず「false」と投入すればよい。

 

6.LOOKUP関数、HLOOKUP関数は知らなくてよい

 似たような機能を持つ、LOOKUP、HLOOKUPという関数がある。知らなくてよい。実用業務の中で登場しないから。VLOOKUPだけを習得しておけば何も問題はない。

 

 

 

  以上である。「F4」を押し適切な絶対参照を設定しておくことがポイントであるが、この重要性をしっかり説いている書籍、サイトは思いの外少ない。VLOOKUP関数を設定したセルをフィルハンドルによるドラッグ(コピペでも同じ)するにあたり、参照先のズレ発生によるミスを未然に防止するために、必ず実施する必要がある。

 VLOOKUP関数は非常に活用する頻度が高い。私自身、何百回使用しているかわからないほどだ。転勤族の私は現在の職場が7つめなのだが、業務の違いはあっても、どこの職場でもVLOOKUP関数はフル活用されていた。そしてどの社員もVLOOKUP関数のことを十分熟知していた。メジャー級の知名度なのである。今のあなたには接点がなく活用がイメージできなくても、必ずどこかでVLOOKUP関数に遭遇するだろう。便利で抜群に優れた関数であることに、すぐ気づくはずと思う。騙されたと思って、VLOOKUP関数を活用できるように準備しておくと、今後のあなたの活躍に必ずつながってくると思う。

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